Uit: Samenspraak 76 | Inhoudstafel >

Edito

Wat vinden onze leden van onze communicatiestrategie?

In het kader van onze algemene ledenbevraging bezochten we tussen november 2013 en mei 2014 onze ledenverenigingen. Tijdens een persoonlijk gesprek gingen we bij 79 verenigingen na wat de voornaamste knelpunten zijn die zij ervaren. Als onderdeel van deze ledenbevraging gingen we ook na wat de mening van onze verenigingen is over onze communicatiestrategie. 70 van de 79 bevraagde verenigingen gaven ook hun visie over ons communicatiebeleid. Door tijdsgebrek gaven enkele verenigingen geen feedback.

Uit een analyse van de antwoorden blijkt dat onze verenigingen liefst via e-mail gecontacteerd worden (94,12 procent). Voor erg belangrijke informatie, zoals de uitnodiging voor de algemene vergadering, ontvangen ze graag bijkomend een schriftelijke of telefonische aankondiging. Voor omvangrijke documenten, zoals een memorandum of het jaarverslag is het voor onze verenigingen het makkelijkst om de documenten zowel per post als digitaal te ontvangen. Op die manier kunnen ze de papieren versie zelf lezen en de digitale versie gebruiken om door te sturen naar andere leden van de vereniging of naar het bestuur. Wanneer we snel reactie nodig hebben op een vraag, nemen we best telefonisch contact op nadat we een e-mail verstuurden. Op die manier hebben onze leden de informatie in hun mailbox, maar worden ze nog eens herinnerd aan het bericht door het telefoontje.

Figuur 1: hoe willen onze verenigingen het liefst gecontacteerd worden?

Figuur 1: Hoe willen onze verenigingen het liefst gecontacteerd worden?

Wanneer we onze leden vroegen naar hun mening over de frequentie van e-mails en briefwisseling, lieten de meesten (83,58 procent) weten dat ze de frequentie goed vinden. Verenigingen die weinig naar vergaderingen of infomomenten kunnen komen, vinden het soms fijn om via e-mail het reilen en zeilen van het VPP te kunnen volgen. Niet alle informatie is voor iedereen relevant, maar er werd aangegeven dat de verenigingen de interessante onderdelen zelf kunnen selecteren uit het aanbod. In de aanloop naar de ledenbevraging en de verkiezingen, werden er veel bevragingen uitgestuurd. Toch vonden de verenigingen dat de spreiding van de e-mails en briefwisseling nu beter is dan in het verleden. Onze verenigingen gaven aan dat ze overspoeld worden door informatie van allerlei instanties en organisaties. De meeste verenigingen vinden minder informatie vanuit het VPP ook niet meteen een oplossing, want ze willen wel op de hoogte blijven van onze werkzaamheden.

Wat betreft de website www.vlaamspatientenplatform.be kunnen we concluderen dat onze verenigingen niet ons voornaamste doelpubliek zijn. Onze website wordt voornamelijk bezocht door individuen die op zoek zijn naar informatie en door andere organisaties en de pers. Ongeveer de helft van de bevraagde leden surft nooit of ongeveer één keer per jaar naar onze website. De anderen doen dit maandelijks of wekelijks. Onze leden vinden het over het algemeen niet nodig om dikwijls naar de website te surfen omdat we voldoende communiceren via andere kanalen. Ze komen wel op onze website terecht om bijvoorbeeld vragen van leden te beantwoorden, om op vergaderingen te kunnen volgen, om snel informatie op te zoeken of om een persbericht of een artikel uit de nieuwsbrief op te zoeken. De informatie die online te vinden is, kan bovendien interessant zijn voor verenigingen die nog geen lid zijn, andere organisaties of mensen die met een chronische ziekte geconfronteerd worden.

We vroegen onze verenigingen ook om feedback over onze nieuwsbrief SamenSpraak. Ongeveer 45 procent van de bevraagde leden gaf aan dat ze het liefst de digitale nieuwsbrief ontvangen. Bovendien ontvangt ongeveer 40 procent graag zowel de papieren als de digitale versie. De keuze voor de papieren of digitale nieuwsbrief kan vele redenen hebben:

  • verenigingen die kiezen voor de papieren nieuwsbrief doen dit bijvoorbeeld omdat ze geen computer of e-mail hebben, om de nieuwsbrief te kunnen meenemen naar de Raad van Bestuur of door te kunnen geven aan andere vrijwilligers;
  • verenigingen die kiezen voor de digitale versie, doen dit uit ecologische overwegingen, omdat ze het makkelijker of sneller werken vinden of omdat ze sneller informatie terug vinden via de computer en
  • verenigingen die beide versies ontvangen hebben bijvoorbeeld graag een papieren versie om op vergaderingen op tafel te leggen of te verspreiden naar leden die niet over een computer beschikken en een digitale versie om via e-mail verder te kunnen verdelen.

Figuur 2: naar welke versie van de nieuwsbrief gaat de voorkeur van onze leden uit?

Figuur 2: Naar welke versie van de nieuwsbrief gaat de voorkeur van onze leden uit?

De bevraagde verenigingen gaven ook enkele inhoudelijke suggesties aan. Zo opperde een vereniging dat een themagerichte nieuwsbrief sporadisch interessant zou kunnen zijn[1]. Regelmatig een interview uitwerken met iemand of over een bepaalde problematiek, werd ook gesuggereerd. Acht verenigingen gaven aan dat kleinere groepen minder aan bod lijken te komen, dat sfeerfoto’s van activiteiten of evenementen een leuke aanvulling zouden zijn en dat we als ploeg over in het oog springende artikels mogen blijven nadenken.

Bedankt voor jullie feedback! We gaan zeker aan de slag met jullie reacties, suggesties en opmerkingen.

Heb je nog een vraag of een suggestie over ons communicatiebeleid? Neem dan zeker even contact op met onze communicatieverantwoordelijke Lore Dupont (016 23 05 06 of lore.dupont@vlaamspatientenplatform.be).



[1] In september en november 2014 zorgden we meteen voor twee thematische nieuwsbrieven. Dit is in de toekomst zeker nog mogelijk wanneer een interessant onderwerp zich aandient.

 

Overname van inhoud

Alle artikels uit de nieuwsbrief van het Vlaams Patiëntenplatform mogen overgenomen worden mits bronvermelding, als volgt: © (jaartal) Vlaams Patiëntenplatform. Het Vlaams Patiëntenplatform verdedigt de belangen van de patiënt bij het politiek beleid en de gezondheidsinstellingen. www.vlaamspatientenplatform.be.